社員証を知る

社員証は、会社員にとって重要な存在となっています。
オフィスのドアロックを解除する鍵の役割を担っており、会社の外に出れば身分証明書の意味合いも持つため、常に携帯している従業員も多くなっています。
会社によっては、オフィス内では社員証を付けることを義務付けているところがあります。
しかしながら、ランチなどで社外に出る場合も付けたままでいることはリスクが高いと考えられています。
今回は、その件についてご説明します。

社員証を付けたままのランチが危ない理由とは？

オフィスの中で社員証を見えるところに付けることを求めている会社が増えており、セキュリティ面などから従業員とそれ以外の人たちを確認する上で有効であると考えられています。
しかしながら、ランチなどで外出する際に社員証を付けていると、個人情報が丸見えになっていることになり、氏名と写真、会社名などが第三者から分かる形になってしまいます。
氏名と会社名が分かれば、職場の電子メールアドレスを予想することができ、迷惑メールなどが送信されてくるリスクがあります。
そのため、ランチなどで外出する際には、社員証を付けないように指導する企業もあり、いろいろなセキュリティ面で、外す方が望ましいと考える人が多くなっています。

社員証を付けたまま社外に出る意味はある？

社員証を付けたまま社外に出るシーンは、社会的にも知名度のある大手企業であれば一定の効果をもたらす可能性があります。
例えば地域の電力会社やガス会社であれば、検針作業を行う上では民家などの建物に赴くケースがありますが、ネクストラップに社員証を入れて置けば不審者と間違われなく済む可能性があります。
もし不審者だと疑われても、それを提示することで正当な業務で作業を行っていると証明することが可能です。
また訪問営業や人と接する仕事を行う場合には、その人が企業の社員であることを証明するためのものとして活用することも可能となります。
実際にお客さんの元でそれを提示してから、会話するという流れで活用していたりします。
従って場合によっては、それを付けたまま社外に出る意味もあります。
ただ多くの場合、そのビルから出る時に入出管理のため社員証を用いているケースが多いため、忘れないためにも付けたまま外に出るケースも多いです。
その場合はほとんど別に付ける必要性がないにも関わらず付けて外に出るのは、無くさない様にするためで、対外的な使用で社員であることの証明を意識されることは少ないかもしれません。
特に大手企業のビルの周辺の飲食店やコンビニなどでは、社員証を付けたまま社外に出ている人も多く、第三者から見てもそのビルに入っている企業の社員の方だと理解される場合は多いです。

社員証を使って食堂をキャッシュレスにする

タイムカードをデジタル化している企業も多いですが、いつも社員証を首から下げさせている会社であれば、中のICチップを使って様々な事が可能です。機密情報のある部屋の鍵を、そのICカードの情報で解錠出来るようにすることも出来ます。さらにシステムを構築すれば社員食堂の支払いを社員証で行う事も可能でしょう。これはキャッシュレスの流れになるので、例えば外に行く習慣がなく、お昼はいつも社員食堂でとる社員にとって、非常にありがたい仕組みです。そのキャッシュは天引きしてもいいですし、チャージ式にするなり社内専用ポイントにするなり、遊び心のある仕組みにも出来ます。一度何が可能か考えてみるといいかもしれません。当然ながらタイムカードにも使えるので、変な不正も出来ませんし、毎日さげていて当たり前の用に便利に使えるガジェットとして、社員教育にも良いでしょう。大きな企業ほど堅苦しい規則がありがちですが、一部でも面白さがあると毎日が楽しいものです。

社員証の機密管理に必要なポイントについて解説

社員証にはICチップが取り付けてある者が主流で、ICチップの中にはオフィスなどに入れるためのシリアルキーが登録されています。退職者などはこの権限をはく奪することで会社における機密管理を行っているわけですが、必要なポイントはほかにもあります。もちろん退職時に社員証を回収することはもちろんですが、利用できなくなった場合に一定の条件のものとで以降使うことができないようにするといった仕組みを導入することです。イメージとしてはクレジットカードに似ていて、盗難があった際のカード利用の停止に似た仕組みになります。つまり社員証ごとにデータベース化し、管理することで様々な用途に使用が可能となります。例えばあるオフィスには入室できるが別の地域のオフィスへの入室に権限を持たせないことや、セキュリティエリアなどに一般従業員は入室できないような仕組みを設けることなどが挙げられます。リモートワークが普及すれば、従業員の稼働状況も社員証を通じて管理も可能なのです。

写真付きの社員証を作りたい場合にはどうしたらいいか

社員証と呼ばれるものがありますが、それを掲げていることはとても重要なことです。特に外回りをする場合には、それをつけているだけで怪しい人とは思われないはずです。ただ社員証の中にも様々な種類があり、よりその人であることを証明するためには、写真付きのものが理想的と言えるでしょう。写真付きにする場合は多少お金はかかりますが、それなりの効力もあるわけです。場合によっては写真があるものにして社員の信用性を高めることが大事になります。 これを行うためには、自分たちの分は自分たちで作ることもできなくありませんが、なかなかの手間がかかってしまいます。従業員が5人から10人程度の場合には、その会社の事務員が行えば問題ありません。パソコンとプリンター等があればできなくもないです。しかしながら、従業員が100人いる場合やそれ以上いる場合には、かなり手間がかかってしまいます。この場合には外部の業者に任せた方が良いかもしれません。結果的に良いものが仕上がるはずです。

社員証に載っている顔写真の更新頻度はどのくらいなのか？

社員証とは会社においてその会社の社員であることを示すもので名札のような役割があります。社員証があることにより会社の一員であることが分かりやすく社外の人からも安心感をもってもらうことができます。 社員証の記載項目には氏名、社員番号、入社年月日、顔写真などがあります。 氏名のところにはローマ字を入れる企業が多くあります。ローマ字を入れることにより名前の読み方がわからない場合などでも正しい氏名を知ることができます。 最近では顔写真を入れない企業もあります。 社員証は多くの人に見られるため写真を気にする方も多くいると思います。 そんな顔写真の更新頻度について説明します。 写真の提出は５～10年に一度という企業が多いと言われていますが企業によって違いがあります。 写真の提出は頻繁には行われないため体型や髪型が変わっていりすることもよくありますよね。 写真についてはないほうがいいと感じる方もいるかもしれませんが写真は身分を証明する上で大切なものです。

ユニークな社員証とはそのアイデアに繋がるヒントについて

社員証というと所有する人が社員だと会社が認めるもので、一般的にはカードタイプが採用されているのではないでしょうか。顔写真と名前や所属、肩書などは定番ですが、一方では写真と名前以外に社員番号だけとシンプルなところもあります。その人が誰で本当に社員かどうか分かれば最低限、社員証の機能を発揮することになるので、デザイン重視であれば属性情報を削るのもある意味でユニークなアイデアだといえます。逆に記載する属性を増やし、情報量が多いデザインを採用している社員証も存在します。ただ、業務に直接関わらない属性情報の記載は、人によっては好ましくないと思われるので注意が必要です。基本的に社外向けではない社員証ですが、会社を訪れる取引先などの人が目にすることで、その会社の一員ということが分かり安心感が得られるのも確かです。そこで顔と名前を大きく印刷するアイデアも検討できますが、カードではなくケースの方を工夫して、例えば企業が扱う商品の形をモチーフにするのは、ユニークで実用的なアイデアだといえるのではないでしょうか。

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